Am 13. Februar 2024 stellten wir diesen Folgeantrag:
Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
hiermit stellen wir folgenden Antrag für die nächste Sitzung des zuständigen Ausschusses:
Antrag: Folgeantrag hybride Ausschusssitzungen
Die Verwaltung wird beauftragt:
a) Die im Ausgangsantrag genannten Vorschriften des Ortsrechts werden ebenfalls dahingehend geändert, dass eine rein digitale Sitzungsoption im Rahmen des Ausnahmefalls nach § 47a Gemeindeordnung NRW (GO NRW) ermöglicht wird
b) Es wird beschlossen, dass für die Durchführung dieser Sitzungen ausschließlich die von der
Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) zugelassenen Videokonferenzsysteme und
Abstimmungstools genutzt werden
c) Um die technischen Voraussetzungen für die hybride Sitzung (§ 58a GO NRW) und die digitale Sitzung (§ 47
GO NRW) zu schaffen, wird die Verwaltung beauftragt…
a. …eines der zugelassenen Lizenzprodukte anzuschaffen und die notwendigen organisatorischen sowie
technischen Voraussetzungen zu schaffen
b. … die Möglichkeit einer laufend digitalen Rats- und Ausschussarbeit zu schaffen, indem den
Ratsmitgliedern und Fraktionen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden
c. …die Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit gemäß den Vorgaben der
gpaNRW sicherzustellen.
Erläuterung:
Anknüpfend an den ersten Antrag dieser Fraktion verweist die Erläuterung auf die allgemeinen Ausführungen dieses Ausgangsantrags. Darüber hinaus bedarf es neben der grundsätzlichen Zurverfügungstellung und rechtlichen Ermöglichung auch der technisch notwendigen Ausstattung. In Übereinstimmung mit der Haushaltssituation der Stadt Hennef bedarf es dafür eines konsistenten und kostensparenden Verfahrens.
Trotzdem ist nicht davon auszugehen, dass jedes Ratsmitglied die notwendigen Ressourcen, aber auch Fachkenntnisse zur Nutzung dieser Ressourcen hat. Daher ist ein Konzept zu entwickeln, welches die jeweiligen Bedarfe deckt.
Dabei kann z.B. durch eine Befragung der Ratsmitglieder oder der Fraktionen erfragt werden, wie groß der Bedarf an technischer Unterstützung ist.
Wie schnell eine Situation eintreten kann, die eine digitale Sitzung nach § 47a GO NRW erforderlich macht, haben die letzten Jahre im Rahmen der Pandemie gezeigt. Im Zuge dessen erscheint es notwendig, dass die Stadt Hennef sich mit der Ermöglichung digitaler und hybrider Sitzungen beschäftigt. Neben diesen Ausnahmesituationen schafft § 58a GO NRW die Möglichkeit für hybride Sitzungen.
In Anbetracht der notwendigen Vereinbarkeit von Familie, Beruf und Ehrenamt und der für Arbeitnehmer oftmals frühe Sitzungszeit von 17:00 Uhr, erscheint die hybride Sitzung als kurz- und mittelfristig notwendige Erweiterung der Rats- und Ausschussarbeit. Anknüpfend an den zweiten Absatz der Erläuterungen im Rahmen des Erstantrags, zielt dieser Antrag insbesondere auf die notwendige technische Ausstattung. Dabei soll unter Berücksichtigung der Haushaltslage ebenso geprüft und evaluiert werden, welche Kommunikationsmöglichkeiten verwaltungsintern genutzt werden und ggf. ohne erheblichen Mehraufwand auf die Rats- und Ausschussarbeit übertragen werden können. So ist es heute schon möglich, Sachverständige per Videoanruf dazuzuschalten. Auf den Erfahrungsschatz, den die Verwaltung im Rahmen der Durchführung digitaler Sitzungselemente hat, soll zurückgegriffen werden.
Die Nutzung der von der gpaNRW geprüften und zugelassenen Systeme stellt sicher, dass unsere Sitzungen höchsten Ansprüchen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit genügen. Diese Systeme bieten die notwendige Rechtssicherheit für digitale Beschlussfassungen und sind essenziell für eine moderne und transparente Gremienarbeit.
Mit Dank für Ihre Bemühungen und freundlichen Grüßen
gez. Johannes Noppeney, Ratsmitglied
gez. Lisa Herzig, Fraktionsgeschäftsführerin
Nachfolgend steht dieser Antrag als Download und zur Ansicht im pdf-Format zur Verfügung (nicht barrierefrei):